POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU E-KSIEGAGOSCI.PL

Data wejścia w życie: 27.05.2026

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu e-ksiegagosci.pl jest Kamil Rudnicki prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kamil Rudnicki, NIP 5060104071, REGON 54166909800000, adres działalności: Lendo Wielkie 10, 08-503 Lendo Wielkie.
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail kontakt@e-ksiegagosci.pl oraz telefonicznie pod numerem +48 781 559 880.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod wskazanym adresem e-mail.

2. Zakres stosowania Polityki

1. Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających Serwis, Klientów, osób kontaktujących się z Administratorem, osób składających zamówienia oraz Gości korzystających z Aplikacji udostępnionej w ramach elektronicznej księgi gości.
2. Polityka obejmuje również podstawowe informacje o plikach cookies i podobnych technologiach wykorzystywanych w Serwisie.

3. Kategorie przetwarzanych danych

1. W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury, dane zamówienia, dane płatności, treść korespondencji, informacje o wydarzeniu, imiona i daty wskazane do personalizacji, zdjęcia, wpisy, życzenia, nagrania audio, pliki przekazane do Aplikacji, adres IP, identyfikatory cookies, dane techniczne urządzenia i przeglądarki.
2. W przypadku Gości dane mogą obejmować w szczególności dane podane dobrowolnie w formularzu Aplikacji, wizerunek utrwalony na zdjęciach, treść wpisów, nagrania audio oraz dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i działania Aplikacji.
3. Administrator nie wymaga przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych. Klient i Goście nie powinni przekazywać danych wrażliwych, chyba że robią to z własnej inicjatywy i jest to niezbędne w ich ocenie do treści wpisu lub materiału.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach: obsługa zapytań i korespondencji, zawarcie i wykonanie umowy, obsługa zamówienia, przygotowanie i udostępnienie Aplikacji, obsługa płatności, rozpatrywanie reklamacji, dochodzenie lub obrona roszczeń, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, analiza działania Serwisu oraz - jeśli użytkownik wyrazi zgodę - działania marketingowe lub wykorzystanie określonych plików cookies.
2. Podstawami prawnymi przetwarzania są w szczególności: wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny ciążący na Administratorze, prawnie uzasadniony interes Administratora, zgoda osoby, której dane dotyczą, a w wybranych przypadkach ochrona roszczeń.
3. W przypadku treści przekazywanych przez Klienta i Gości w ramach Aplikacji dane są przetwarzane przede wszystkim w celu wykonania Usługi i udostępnienia Klientowi pamiątki z wydarzenia. Klient powinien poinformować Gości o zasadach korzystania z Aplikacji i o możliwości przekazania treści Administratorowi.

5. Dane Gości i materiały z wydarzenia

1. Aplikacja może umożliwiać Gościom przesyłanie zdjęć, wpisów, życzeń, nagrań audio i innych materiałów. Przekazanie takich danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z danej funkcjonalności.
2. Materiały przesłane przez Gości są udostępniane Klientowi, który zamówił Usługę, w celu stworzenia lub zachowania pamiątki z wydarzenia.
3. Klient powinien upewnić się, że korzystanie z Aplikacji podczas wydarzenia odbywa się w sposób transparentny wobec Gości. Rekomendowane jest umieszczenie przy kodzie QR krótkiej informacji, że przesłanie materiałów oznacza ich przekazanie do elektronicznej księgi gości i udostępnienie organizatorowi wydarzenia.
4. Administrator może usuwać materiały naruszające prawo, prawa osób trzecich, dobre obyczaje lub bezpieczeństwo Serwisu.

6. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Serwisu i realizacji Usług, w szczególności dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów IT, narzędzi analitycznych, księgowości, obsługi prawnej, podmiotom świadczącym usługi płatnicze oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
2. W zakresie płatności dane mogą być przekazywane operatorowi płatności Przelewy24, którego operatorem jest PayPro S.A. Dane płatnicze przetwarzane są zgodnie z zasadami i regulaminami operatora płatności.
3. Dane i materiały przekazane w Aplikacji mogą być udostępniane Klientowi, który zamówił daną księgę gości lub audiobook.

7. Przelewy24 i płatności

1. W przypadku wyboru płatności elektronicznej użytkownik może zostać przekierowany do systemu Przelewy24. Operator płatności przetwarza dane niezbędne do realizacji płatności, w szczególności dane transakcji, dane identyfikujące płatnika i informacje wymagane przez wybraną metodę płatności.
2. Administrator otrzymuje od operatora płatności informacje niezbędne do potwierdzenia opłacenia zamówienia i jego realizacji. Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.

8. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z realizacją zamówienia są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, obsługi reklamacji, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
2. Korespondencja jest przechowywana przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń lub krócej, jeżeli dalsze przechowywanie nie jest uzasadnione.
3. Materiały z Aplikacji, takie jak zdjęcia, wpisy i nagrania audio, są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Usługi i udostępnienia ich Klientowi, a następnie mogą zostać usunięte po upływie okresu wskazanego w ofercie, korespondencji lub ustawieniach Aplikacji.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
2. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@e-ksiegagosci.pl. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.
3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

10. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niektóre dane są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówienia, kontaktu lub skorzystania z wybranej funkcjonalności Aplikacji.
2. Niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
2. Serwis może wykorzystywać standardowe narzędzia analityczne i techniczne, które pomagają mierzyć ruch, poprawiać bezpieczeństwo i rozwijać funkcjonalności Serwisu.

12. Przekazywanie danych poza EOG

1. Administrator może korzystać z narzędzi dostawców technologicznych, których infrastruktura lub podwykonawcy mogą znajdować się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem wymaganych prawem zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów przewidzianych w RODO.
2. Zakres przekazywania danych zależy od narzędzi faktycznie wykorzystywanych w Serwisie. Administrator powinien aktualizować niniejszą Politykę w przypadku wdrożenia nowych narzędzi mających wpływ na ochronę danych.

13. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania ustawień, obsługi koszyka i zamówień, bezpieczeństwa, analityki oraz - jeżeli użytkownik wyrazi zgodę - działań marketingowych.
2. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień przeglądarki. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu, w szczególności koszyka, formularzy lub płatności.
3. Jeżeli w Serwisie stosowane są narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające zgody, powinny one być uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika za pomocą mechanizmu zgód cookies.

14. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
2. Użytkownik powinien zachować ostrożność przy udostępnianiu linków i kodów QR do Aplikacji. Osoby mające dostęp do linku lub kodu QR mogą mieć możliwość dodawania treści do danej księgi gości, jeżeli funkcjonalność jest aktywna.

15. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Serwisu, wdrożenia nowych narzędzi, zmiany dostawców usług lub doprecyzowania zasad przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna w Serwisie.

Rekomendowana krótka klauzula przy kodzie QR dla gości

Dodając zdjęcie, życzenia lub nagranie do elektronicznej księgi gości, przekazujesz je organizatorowi wydarzenia w celu stworzenia pamiątki. Administratorem danych w zakresie działania serwisu jest Kamil Rudnicki, kontakt: kontakt@e-ksiegagosci.pl. Szczegóły znajdziesz w Polityce prywatności serwisu e-ksiegagosci.pl.